In tijden als deze is het voor organisaties enorm lastig om naar het personeelsbeleid te kijken en deze indien nodig aan te passen. Waar we drie maanden geleden nog te maken hadden met een zeer krappe arbeidsmarkt, was er medio maart bij veel organisaties ineens sprake van een aannamestop. Nu we de piek voorbij zijn en er steeds meer versoepelingen worden aangekondigd, durven organisaties weer langzaamaan na te denken over het hervatten van de wervingsactiviteiten. Veel organisaties vragen zich af hoe ze het personeelsbeleid op die onzekere toekomst aan kunnen passen. Het antwoord daarop is: start met Strategische Personeelsplanning (SPP) als je dit nog niet deed. In de figuur hieronder is weergegeven hoe zo’n strategische personeelsplanning eruit kan zien.

Strategische Personeelsplanning (Proces)

Strategische Personeelsplanning

Bij strategische personeelsplanning gaat het erom inzicht te krijgen in de behoefte (het benodigde aantal en de soorten functies) en de beschikbaarheid van personeel in de toekomst. Wanneer er volgens de prognoses verschillen zullen ontstaan tussen de beschikbaarheid en de behoefte, zullen er acties nodig zijn. Waarom moet je als organisatie nou eigenlijk starten of doorgaan met SPP? De continuïteit van de organisatie en de kosten zijn de belangrijkste aanleidingen hiervoor. Voor de meeste organisaties vormen personeelskosten veruit de grootste kostenpost en met Strategische Personeelsplanning kunnen deze beheerst worden.

SPP tijdens de Coronacrisis

Langzamerhand komen er steeds meer cijfers en rapporten beschikbaar over het effect van de Coronacrisis. Elke organisatie heeft te kampen met deze crisis. Om sturing te geven aan de organisatie zijn er als het goed is prognoses opgesteld. Er is dus gekeken naar de marktontwikkelingen; een interne en externe analyse en het effect daarvan op de bedrijfsontwikkeling. Op basis van deze analyses kan er o.a. bepaald worden aan welke medewerkers er op korte termijn behoefte zal zijn.

Als er geen of weinig twijfel is over de continuïteit van de organisatie, is het dan ook mijn advies om door te gaan met de werving. Zeker in deze tijd, waar vele organisaties zoals ik eerder aangaf een aannamestop hanteren, is het juist een goed moment om daar gebruik van te maken! Meer sollicitanten en minder arbeidsvoorwaardelijke eisen is iets waar we de afgelopen jaren alleen maar van konden dromen en wat nu in veel sectoren realiteit is geworden. Het zou dus zonde zijn om een aannamestop te blijven hanteren, omdat de sollicitatieprocedure en/of de onboarding van de nieuwe medewerker wat lastiger is geworden. Het is juist nu een goed moment om die processen eens onder de loep te nemen en aan te passen aan de huidige omstandigheden dan wel de toekomst.

Het sollicitatieproces

Wanneer we kijken naar het sollicitatieproces dat vaak start bij een (online) sollicitatie en eindigt bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst, kan je dit gehele proces prima online voortzetten. Afgelopen maanden hebben al veel organisaties dit (met vallen en opstaan) uitgeprobeerd. De grootste uitdaging zit waarschijnlijk in het overbrengen van de sfeer en bedrijfscultuur en het managen van verwachtingen. Hoe ziet de inwerkperiode er nu bijvoorbeeld uit? In hoeverre heeft de potentiële werkgever last van de Coronacrisis en welke gevolgen kan dat hebben voor de afdeling waar de kandidaat misschien gaat werken en zijn of haar functie? Zorg dat je deze vragen van tevoren hebt voorbereid en er als werkgever al over nagedacht hebt. Tools die je kan gebruiken om gesprekken af te nemen zijn de inmiddels bekende Zoom, Microsoft Teams en/of Skype. Test vooraf wel of alles naar behoren werkt, de ruimte rustig is om een professioneel gesprek te voeren en je (heel cliché) een goede internetverbinding hebt. Om onduidelijkheden weg te nemen is het handig om een handleiding mee te sturen van de sollicitatieprocedure als je een kandidaat uitnodigt voor een online gesprek.

Onboarding tijdens Corona

OnboardingsappDe onboarding van nieuwe medewerkers zal veelal ook anders ingericht zijn. Misschien heb je weleens gehoord van Onboarding-apps? Deze kan je helemaal aanpassen aan de organisatie. De app automatiseert administratieve taken (enorme tijdswinst) en geeft werknemers al direct een warm welkom en goed gevoel. Je kan er video’s aan toevoegen over het bedrijf, de functie en collega’s en medewerkers op die manier op een vernieuwende, online en leuke manier inwerken. Dit kan allemaal op afstand! Combineer dit wel met een videocall op zijn tijd, want er zijn altijd vragen en onzekerheden die weggenomen moeten worden tijdens de onboarding.

Ruimte voor creativiteit

Er is dus in deze periode een hoop ruimte voor creativiteit en creativiteit kan ook zomaar viral gaan. Denk aan een video die je opneemt van het team, waarin iedereen iets verteld over de afdeling, denk aan een gaaf welkomstcadeau, een gezamenlijke lunch op afstand (hallo Thuisbezorgd) of het inzetten van een virtuele rondleiding. Grijp deze tijd dus als kans om jullie Employer Brand verder uit te bouwen en vorm te geven. Dat hoeft geen duizenden of tienduizenden euro’s te kosten, maar slechts wat creativiteit en tijd om na te denken en dit vervolgens uit te werken.

Of je dus wel of niet moet werven tijdens de Coronacrisis ligt allereerst aan de continuïteit van jouw organisatie of de organisatie waarvoor je werkt. Wel raad ik het sowieso aan om te starten met Strategische Personeelsplanning als je dit nog niet deed. SPP bespaart namelijk op personeelskosten en kan de continuïteit dus verbeteren. Je kan dan makkelijker de afweging maken om wel of niet (bepaalde) kandidaten aan te nemen en je kan zelfs de personeelskosten nog terugdringen. Ten tweede zullen processen nu eenmaal anders verlopen en ik zie dat de komende tijd ook niet zo snel veranderen. Maar dat is niet per definitie slecht, het biedt ook kansen. Zo zijn er per vacature gemiddeld meer sollicitanten en is de krappe arbeidsmarkt in veel sectoren ineens sterk teruggedrongen, doordat de vraag ineens massaal afnam. Om deze blog af te sluiten wil ik jullie alleen nog de volgende boodschap meegeven: ‘omarm deze tijd en probeer daar het beste van te maken voor zowel jezelf als de organisatie’.

Hartelijke groet,
Fabienne.

Starten met Strategische Personeelsplanning?

Wanneer je wilt starten met SPP kunnen wij je daarbij helpen. Het is ook mogelijk dat we de gehele werving overnemen. Interesse? Neem hieronder dan contact met ons op!